คู่มือฉบับย่อสำหรับพนักงานทุกคน อธิบายวิธีใช้งาน 2 หน้าหลักของระบบ IT Support ทีละขั้นตอนพร้อมภาพประกอบ ไม่ต้องมีความรู้ด้านคอมพิวเตอร์มาก่อนก็ทำตามได้
หมายเหตุ: ภาพประกอบในคู่มือนี้เป็นภาพจำลองหน้าจอที่วาดขึ้นใหม่ให้ตรงกับโครงหน้าจอจริงของระบบ (ไม่ใช่ภาพถ่ายหน้าจอจริง) ข้อมูลตัวอย่างที่ปรากฏ เช่น ชื่อ รหัสพนักงาน เลขที่ JOB เป็นข้อมูลสมมติเพื่อประกอบการอธิบายเท่านั้น
ใช้เมื่อคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ หรืออุปกรณ์ไอทีอื่น ๆ มีปัญหา — กรอกแบบฟอร์มนี้ครั้งเดียว ระบบจะแจ้งฝ่าย IT ให้ทันทีทางอีเมล ไม่ต้องโทรหรือเดินไปแจ้งเอง
พิมพ์ชื่อหรือรหัสพนักงานลงในช่องแรกเพื่อค้นหาตัวเอง ระบบจะกรองรายชื่อให้อัตโนมัติขณะพิมพ์
เมื่อเลือกชื่อแล้ว ระบบจะดึงข้อมูลตำแหน่ง/แผนก เบอร์โทร และอีเมลของคุณมาแสดงให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องพิมพ์เอง จากนั้นให้เลือกบริษัทที่สังกัด และอธิบายอาการที่พบ
บอก 3 อย่าง: อาการ (จอไม่ติด / เครื่องช้า / พิมพ์ไม่ออก) อุปกรณ์ (คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ / โน้ตบุ๊ก / เครื่องพิมพ์) และช่วงเวลาที่เริ่มเกิด (ตั้งแต่เมื่อไร) ยิ่งละเอียด ช่างยิ่งเตรียมอะไหล่และแก้ไขได้ตรงจุดเร็วขึ้น
ตรวจทานข้อมูลอีกครั้ง แล้วกดปุ่ม "ส่งเรื่องแจ้งซ่อม" ที่อยู่ด้านล่างฟอร์ม ระบบจะส่งอีเมลแจ้งฝ่าย IT ทันที
หน้าจอจะแสดงข้อความยืนยันพร้อม เลขที่ JOB ประจำเรื่องของคุณ ใช้เลขนี้เวลาต้องการสอบถามความคืบหน้ากับฝ่าย IT จากนั้นระบบจะพากลับไปหน้าแจ้งซ่อมอัตโนมัติ
เมื่อกดส่งแล้วระบบขึ้นข้อความ "กรุณากรอกรายละเอียดปัญหาก่อนกดส่งเรื่อง" แปลว่ายังไม่ได้พิมพ์อะไรในช่อง "รายละเอียดปัญหา" — เป็นช่องเดียวที่ห้ามเว้นว่างเด็ดขาด
หลังฝ่าย IT ดำเนินการแก้ไขปัญหาของคุณเสร็จแล้ว ระบบจะส่งอีเมลพร้อมลิงก์แบบประเมินมาให้ — ใช้เวลาไม่ถึง 1 นาที และประเมินได้ครั้งเดียวต่อ 1 เรื่อง
ฝั่งซ้ายของหน้าจอสรุปข้อมูลเรื่องที่คุณเคยแจ้งไว้ — เลขที่ JOB ผู้ดำเนินการ วันที่แจ้งและวันที่เสร็จ พร้อมรายละเอียดงานที่แจ้งไว้ตอนแรกและวิธีแก้ปัญหาที่ช่าง IT บันทึกไว้หลังดำเนินการเสร็จ ให้ตรวจดูว่าตรงกับเรื่องที่ต้องการประเมิน
ฝั่งขวามีหัวข้อให้คะแนน 3 เรื่อง แตะที่ดาวดวงที่ต้องการ (1 ดาว = พอใจน้อยที่สุด, 5 ดาว = พอใจมากที่สุด) ระบบจะโชว์ระดับที่เลือกไว้ใต้แถวดาวทันที
1 = พอใจน้อยมาก · 2 = พอใจน้อย · 3 = พอใจปานกลาง · 4 = พอใจมาก · 5 = พอใจมากที่สุด — ต้องเลือกให้ครบทั้ง 3 หัวข้อ ระบบถึงจะให้กดบันทึกได้
หลังกดบันทึก ระบบต้องส่งอีเมลแจ้งผลไปยังผู้ดำเนินการด้วย จึงอาจใช้เวลาถึงครึ่งนาที จะมีหน้าจอแบบนี้ค้างไว้ระหว่างรอ — อย่าเพิ่งปิดหน้าเว็บ จนกว่าจะขึ้นข้อความขอบคุณ
ถ้าเรื่องนี้เคยถูกประเมินไปแล้ว ระบบจะแจ้งว่า "สถานะถูกประเมินแล้ว ไม่สามารถทำซ้ำได้" และไม่บันทึกคะแนนซ้ำให้ — หากกดผิดหรือให้คะแนนพลาด กรุณาติดต่อฝ่าย IT โดยตรง